Jak poprawić swój styl pisania biznesowego?

Pisanie to umiejętność, która nie przychodzi naturalnie każdemu, ale często stanowi znaczną część życia w biznesie. Na szczęście lepsze pisanie to umiejętność, której można się nauczyć.

Absolutnymi podstawami jest poprawna gramatyka i interpunkcja, a także postępowanie zgodnie z przyjętymi praktykami używanego medium, niezależnie od tego, czy jest to firmowy e-mail do potencjalnego klienta, czy raport do szefa. Jednak dużo osób zapomina o tym, że istnieją poszczególne praktyki, które łączą się w całość i tworzą jasne, praktyczne i zrozumiałe fragmenty pisma biznesowego.

Oto sześć porad dotyczących umiejętności pisania, które pomogą Ci ulepszyć komunikację biznesową.

1. Określ główny cel komunikacji

Przed przystąpieniem do pisania biznesowego musisz wiedzieć, co chcesz powiedzieć. Czasami twój kluczowy punkt będzie oczywisty, ale innym razem będzie wymagał refleksji.

Tak czy inaczej, ustalenie głównego celu jest ważnym pierwszym krokiem do zebrania myśli w spójny przekaz. Jest to główny element udanej komunikacji biznesowej w ogóle. Jeśli masz jasność co do swojego głównego celu, możesz łatwiej trzymać się tego punktu, unikać stycznych i przekazywać wiadomości w sposób łatwiejszy do zrozumienia dla czytelnika.

Jednym ze sposobów szybkiego ustalenia celu jest podsumowanie celu wiadomości w jednym zdaniu. Jeśli jest bardzo krótki lub nie może być zawarty w jednym zdaniu, może być konieczne rozważenie alternatywnych metod, takich jak szybka rozmowa lub podział treści na więcej niż jeden e-mail.

2. Skoncentruj się na potrzebach czytelników i celach zawodowych

Twoi odbiorcy będą dyktować sposób przekazywania wiadomości, więc musisz zrozumieć, kim oni są i czego potrzebują. Twoje przesłanie powinno koncentrować się na nich, ich potrzebach, a nie na własnych.

3. Przejdź do sedna: skup się na przejrzystości

Jeśli chodzi o słowo pisane, przejrzystość łatwo jest zagmatwać, ale istnieje kilka sposobów łatwego i szybkiego rozwiązania tego aspektu:

Unikaj żargonu i nadużywania akronimów

Żargon może łatwo wkraść się zarówno w słowa pisane, jak i mówione. I chociaż może to nieco przyspieszyć rozmowy z innymi osobami dobrze znającymi swoją dziedzinę, żargon biznesowy może powodować zamieszanie z tymi, którzy tego nie robią. Ponownie musisz być świadomy, z kim rozmawiasz.

Skracaj i upraszczaj zdania

Edycja długości zdań jest jednym z najskuteczniejszych sposobów poprawy przejrzystości komunikacji biznesowej. Utrzymanie każdego pomysłu w jednym zdaniu może również pomóc uniknąć pomylenia czytelnika z kolejnymi lub złożonymi zdaniami. Poszukaj dziur w kontekście Twojej wiadomości, na przykład w miejscach, w których dokonałeś logicznego skoku lub zapomniałeś podać informacje o tym, że coś ma związek z głównym tematem.

4. Usprawnij strukturę wiadomości

Czasami trudno jest ustalić, od czego zacząć komunikację biznesową, zwłaszcza jeśli masz dużo badań biznesowych, analiz i kreatywnych pomysłów. Ogólnie najlepiej jest skupić się na podstawowej idei lub temacie. Ta hierarchizacja pomaga ustalić oczekiwania czytelnika i przejść do sedna sprawy bez opóźnień.

Jako linię podstawową powinieneś uwzględnić przejścia takie jak: akapit do akapitu lub zdanie do zdania, aby same słowa przepływały łatwiej. Jeśli chcesz, aby twoje słowa były bardziej przyswajalne, musisz również przyjąć najwyższe podejście do organizacji. Podziel długi e-mail lub dokument na mniejsze części.

Zalecamy dzielenie tekstów biznesowych w sekcje z podtytułami i najważniejszymi informacjami. Dołącz formatowanie, takie jak: podziały wierszy, nagłówki i krótkie akapity.

Formatowanie przyjazne wizualnie jest szczególnie ważne, gdy korespondujesz z kimś, kto niekoniecznie musi mieć dużo czasu na czytanie wiadomości e-mail.

5. Dołącz wyraźne wezwania do działania

CTA (call to action - wezwanie do działania) jest cennym, lecz rzadko wykorzystanym narzędziem w pisaniu biznesowym. CTA przekazuje dokładnie to, czego potrzebujesz i kiedy tego potrzebujesz.

6. Wykonaj weryfikację końcową

Zanim wyślesz swoje pismo w świat, a nawet do jednej osoby, pamiętaj o weryfikacji końcowej. Nawet najbardziej wykwalifikowani pisarze potrzebują pewnego rodzaju edycji, aby uniknąć błędów, takich jak upuszczane litery z przepisanych zdań lub dziwne wybory słów, które mogą prowadzić do zamieszania.

Czytanie wiadomości na głos, zanim naciśniesz „wyślij wiadomość” lub poproszenie, aby ktoś inny to zrobił, może pomóc zobaczyć małe błędy, które mogły się przydarzyć.

I oczywiście nie zapomnij uruchomić sprawdzania pisowni.

Opracowanie:
Forwardcode